SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Sistemas Administrativos 

Los sistemas administrativos desarrollan muchas y diferentes tareas o actividadespara que puedan desempeñarse de forma eficaz. Es por eso que se haceindispensable que tales tareas sean previamente planificadas. Estas actividadeslas lleva a cabo el sistema y no las personas.En los sistemas pequeños, un individuo podrá llevar a cabo muchas de talesfunciones, mientras que en los sistemas grandes, es posible hallar laespecialización. En las líneas siguientes se explican los tres grupos de funciones,los cuales son los más usuales de todos o tipos de sistemas sociales.

Vinculación entre los Sistemas Administrativos y los Procedimientos Contables 

A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de criterios solidamente adquiridos en el desempeño del cargo. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objetivo de que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza. 

Procedimientos Contables:

Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables.

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

•

*Recepción de inventarios

*Ventas de productos

*•Fabricación de productos

•*Registro de estimaciones

•*Destrucción de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.

Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro. Es por ellos que los procedimientos contables están relacionados con los sistemas administrativos, ya que la tecnología hoy en día es sumamente necesaria para las labores de oficina.

Paquetes Administrativos y Contables

 Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las operaciones efectuadas por una organización y ayuda a los administradores a tomar decisiones y desarrollar sus funciones. Estos sistemas se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de la gerencia. Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.

Los sistemas administrativos guardan una estrecha relación con la Ofimática por cuanto son aplicaciones que complementan el equipo diseñado para procesar información dentro de una organización. Ambos conforman la tecnología de punta que facilita el trabajo de los administrativos.

Tipos de sistemas administrativos que existen en el mercado.

 
•SAINT ADMINISTRATIVO. Adaptable a cualquier tamaño de empresa, ya que su base de datos, menú y módulos son configurables, donde el usuario puede añadir o eliminar las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa.

•SAINT EMPRESARIO Este es un conjunto de programas en una sola presentación que incluye, SAINT administrativo, SAINT contabilidad, SAINT nomina y el StarMenú (menú, agenda, directorio telefónico, procesador de palabras.

•SAINT FARMACIA Adaptable al tamaño de cualquier farmacia, ya que su base de datos, menú y modulo de ventas son configurables. El usuario puede eliminar o añadir las opciones que necesite dependiendo de la complejidad de la farmacia.

•SAINT LICORERIAS Este programa se adapta al negocio de la venta de licores con el control especial de los impuestos a los licores y de los diferentes tipos de empaques para la venta (cajas o botellas), con todas las ventajas del SAINT administrativo estándar.

 

Paquetes Contables

Son programas de computadora que ayudan a la elaboracion de contabilidades, declaraciones de impuestos, control de almacenes, nóminas, etc.

Los más utilizados son:

• COI (Contabilidad Integral),
• NOI (Nómina Integral)
• SAE (Sistema de Administración Empresarial),
• ContPaq (Paquete Contable, muy similar al COI, pero más estable)
• SUA (Sistema Unico de Autodeterminación, que proporciona el IMSS para el cálculo de pagos y cuotas obrero patronales).

Paquetes Contables Aplicados a PyMES

Como ya lo hemos mencionado los paquetes contables nos permiten obtener una contabilidad o un proceso contable facil y versatil. Algunos ejemplos de paquetes contables utilizados por PyMES son:

• Adawin Gestion Contable vRev
• Access Contabilidad v12.01
• Aniconta
• ClassicConta v4.4

Paquetes Contables Aplicados a las Grandes Empresas
Como ya lo saben las Grandes Empresas llevan una contabilidad mas segmentada y a la ves mas compactada para que la informacion de esta se distrubuya rapidamente y sin demoras. Es por esto que existen diferentes tipos de paquetes contables y en este caso les mencionaremos unos ejemplos de aquellos programas utilizados por Empresas Grandes:

• Aspel
• Contaplus
• Conta 3000 v6.4
• Zureo Contable v1.0
• Contalux v1.3.5

Estos paquetes permiten un mejor desarrollo de la labor contable, con mayor rapidez y organización a la hora de presentar informes.
En la actualidad hay varios paquetes como, Helisa, Siigo, Novasoft, COI entre otros, que nos ofrecen las ventajas ya mencionadas. 

Algunos Paquetes para la Gestión Pública

SAID está derivado del paquete "Gestión Pública", SAID es el sistema administrativo integrado para entes descentralizados sin fines empresariales de la APN en software libre más avanzado y actualizado hoy en día, ofreciendo la integración de todos los procesos administrativos, presupuestarios y financieros, con generación de reportes adecuados a las normativas de ONAPRE (Oficina Nacional de Presupuesto). (SAID también llamado Sistema Administrativo Integrado Descentralizado) es un sistema administrativo integral que permite la automatización de los procesos inherentes a la administración pública.

 

Se registra y controla el presupuesto de gastos de un organismo público descentralizados sin fines empresariales, así los usuarios planifican la formulación del presupuesto de gastos (basado en los instructivos de la ONAPRE) y luego pasan a la asignación de créditos que les permite ejecutar el presupuesto mediante procesos de compras o compromisos de distinto origen. La ejecución del presupuesto pasa por todas las etapas del gasto: compromiso, causado y pagado, conectándose con los procesos financieros y contables que tengan lugar.

 

Características

• Es software libre.
• Independencia del creador del sistema, garantizando que cada organización realice las adaptaciones que necesite.
• Reduce costos en cuanto al licenciamiento, asesoría técnica, implementación, capacitación, adaptaciones, entre otros servicios informáticos, debido a que la organización tiene la posibilidad de capacitar a su personal TIC para que realizase las implementaciones, adaptaciones, asesoría técnica y demás necesidades para que cada organización sea "libre".
• Es un sistema de información Web, es decir el usuario accede desde Internet o Intranet basado en un modelo Cliente-servidor.
• Multi Plataforma (Linux, Windows, Mac), ya que sólo necesita un navegador Web basado en Mozilla para acceder al mismo.
• Está basado en instructivos y formatos de la ONAPRE.
• Posee amplia documentación de usuario y técnica.

Módulos del SAID

El SAID actualmente automatiza siguientes procesos:

• Registro de beneficiarios, proveedores y personal.
• Definición (por código programático, proyectos y acción centralizada, unidades administrativas), formulación (en base al instructivo 12 de ONAPRE) y ejecución (en base al instructivo 4 de ONAPRE) presupuestaria.
• Compras (requisición, cotizaciones, actas, nota de pedido, órdenes, reintegros y definiciones).
• Almacén (ingresar, consultar, entregar y anular solicitudes; ingresar, consultar, modificar el inventario; genera reportes de mínimo inventariado, gastos por programa, por partida presupuestaria y de dependencia).
• Bienes (ingreso desde compras, manuales; modificación de bienes; ingresar y consultar del clasificador de bienes, genera reportes por clasificación, por dependencia y general).
• Cuentas por pagar (definiciones de impuestos y deducciones, recepción de documentos, solicitud de pago).
• Bancos (definiciones de bancos, agencias, tipo de cuenta, cuentas, tipo de colocación y colocación; movimientos bancarios; emisión de cheques; pago directo; reportes y conciliación bancaria).
• Contabilidad (asiento contable, reportes de convertidor de cuentas, estado de resultado, balance general, libro diario, mayor analítico, libro auxiliar, balance de comprobación).
• Catálogos cuentas (clasificador presupuestario, cuentas patrimoniales y convertidor).
• Cierre (compromisos pendientes y asientos de cierre).